Os registros feitos pelo síndico vão desde reservas do salão de festas e do uso da quadra do condomínio até as faltas de funcionários e a guarda de documentos importantes para o prédio, como as plantas da construção. Para o síndico não acabar perdendo tempo e se desorganizando em meio a tantos papéis e tantas obrigações, hoje ele pode contar com a ajuda da tecnologia. O mercado de softwares dispõe de excelentes opções que vão facilitar a gestão do condomínio, desde a gravação e digitalização de documentos até a criação de planilhas que ajudam a organizar reservas das áreas de lazer do condomínio.
Vantagens do uso de softwares de gestão no condomínio
Um software de gestão permite maior organização das atividades do síndico, bem como facilita os agendamentos e emite notificações de assembleias, reuniões e lembretes para o pagamento das contas do prédio, mas as suas vantagens não param por aí.
Facilita o controle financeiro
Por meio de um bom software, é possível compartilhar on-line documentos de prestação de contas e comunicados com os condôminos. Isso ajuda a gerar relatórios e a prever os gastos dos meses subsequentes, facilitando que os moradores do prédio tenham acesso aos gastos do condomínio.
Além disso, os softwares de gestão condominial permitem o registro dos gastos em planilhas e a digitalização e o armazenamento dos comprovantes de pagamento — assim, a documentação fica guardada de maneira segura e as consultas são mais fáceis.
Promove a transparência
Enviando os documentos pelo software de gestão, você divulga facilmente os comprovantes de pagamento e as demais contas. Sua gestão de documentos fica mais transparente e os condôminos ficam mais bem informados sobre as decisões que você está tomando para o prédio.
Permite a economia de tempo e recursos
Com o software de gestão condominial, você realiza diversas atividades on-line, desde a convocação para assembleias e reuniões com os moradores até as próprias prestações de contas. Fazendo uso dessa ferramenta, é possível economizar tempo e também recursos que antes eram necessários, como tinta e papel.
Facilita reservas e agendamentos
Muitas vezes, os condôminos solicitam reservas das áreas comuns do prédio, como a quadra de esportes, a área da churrasqueira ou o salão de festas. Agendando esses eventos pelo software de gestão, você facilita o gerenciamento e evita transtorno.
Divulgando a agenda de uso das áreas comuns on-line, todos os condôminos podem acessá-la facilmente, eliminando a necessidade de encontro pessoal ou telefonemas dos moradores para o síndico.
Melhora a comunicação entre síndico e condôminos
Traz mais confiabilidade para os moradores quando eles têm um canal aberto de comunicação e liberdade para fazer críticas e sugestões ao síndico. Por meio dos softwares de gestão, você pode ter um canal de atendimento aos condôminos, registrando todas as manifestações dos condôminos.
Um canal confiável de comunicação entre síndico e moradores evita conflitos e facilita a convivência e os acordos futuros entre as duas partes.
Otimiza os processos
Com registros detalhados de informações à sua disposição, será mais fácil delegar funções às equipes de condôminos que tenham participação na gestão do condomínio. Além disso, o software de gestão ajuda a ter um panorama claro das contas a pagar, evitando atrasos e possíveis multas, e dos investimentos feitos no prédio.
Como escolher um bom software de gestão
Alguns síndicos podem ter dúvidas na hora de escolher o software de gestão mais adequado ao seu condomínio. Para ajudá-lo a tomar a melhor decisão e optar por um programa que de fato atenda às necessidades do seu prédio e otimize os processos dentro do condomínio, separamos alguns pontos que devem ser observados ao optar por um software de gestão condominial. Confira mais a seguir.
Custo
Os softwares pagos oferecem inúmeras vantagens para seus usuários. Além de interfaces bem elaboradas e funcionalidades úteis no dia a dia do síndico, um bom software de gestão faz com que o síndico economize tempo e dinheiro.
Com os processos facilitados pelas planilhas, agendamentos e registro on-line de documentos, a atividade do síndico fica mais dinâmica e, assim, ele economiza tempo.
Com a fácil digitalização e a guarda digital de documentos, ainda é possível economizar muito em papéis e tinta, além de não necessitar de espaço para arquivamento das documentações. Os documentos importantes do seu condomínio ficarão seguros na plataforma digital, que oferece o back-up dos seus arquivos, evitando possíveis perdas.
Relação síndico-condôminos
Um bom software de gestão dinamiza a comunicação entre síndico e condôminos. Através dos grupos de discussão e da disponibilização on-line da prestação de contas do condomínio, cria-se uma relação de confiança e transparência entre os moradores e o síndico. Além disso, essa comunicação via internet diminui os transtornos e facilita a interação entre todos os moradores do prédio, criando um canal pelo qual é possível tirar dúvidas com o síndico de maneira fácil e rápida.
Organização
O software adequado ao seu condomínio deve preza pela organização. Além de uma interface funcional, é preciso que o programa disponibilize ferramentas que ajudem o síndico a organizar seus documentos, a agenda do condomínio, as reservas das áreas comuns etc.
Agora você conhece as vantagens de implementar um software de gestão no seu condomínio e sabe optar por aquele que se adeque melhor às necessidades do seu prédio.
Fonte: TownSq
